系部秘书工作职责
发布时间:2007-03-07 浏览次数:
 
系部秘书是系部领导的教务工作助理,其任务是协助系部领导做好教学行政及学籍管理工作。
    (一)开学前和学期末的教学准备工作
    1.负责新学期校历的领取和分发。
    2.负责与教材部门联系新学期的教材工作。
    3.开学前,协助辅导员发放学生证。填写学籍表。负责学生注册登记和建立学籍档案。
    4.开学前,负责向任课教师(含外聘教师、公共课程教师、行政兼课教师)提供学生花名册、成绩记录本、教学日志、教学任务书、课程表等教学资料,并将课表张贴在办公室的显眼处。
    5. 每年九月上旬填写日校(计划内)、成教(计划内)在校学生统计表(一式两份)及新生名册(一式100份)送教务处(内容包括班别、姓名、性别、学号,若是旁听生应注明[旁]字)。
    6.学期末,将系部学生不及格名单上报教务科,并注明补考或选修。
    (二)教学活动的协调与管理
    1.在教务处组织协调下安排本系部授课时间、课室,负责填写系部所有班级学期课程表并分发至各班级。
    2.负责将教务处批准的公共课程临时变动(调课、停课)情况及时通知各有关教师和学生班,将经主管教学的系部领导批准的课程临时变动情况通知及时通报有关班级和教师,并做好记录。教学秘书不得受理教师个人的临时变动课程要求。
    3.熟悉本系部各专业教学计划和教师任课情况,协助教务处开展课堂教学质量评估工作。
    4.负责系部与教务处之间有关通知、文件、任务及其它信息的上传下达和联络工作,做好与教务处的有关协调工作。
    (三)考试的协调与成绩管理
    1.严格检查主讲教师交付印制的试题:看是否有A、B卷,是否经教研室主任审核签字,是否附有参考答案。凡没有按上述要求履行审核手续的试题,教学秘书可提出意见并要求补齐。
    2.将本系部学期考核试卷(考试、考查卷)按时送交教务科。
    3.负责将教务处批准的公共课程考试日程和考场安排通报有关班级。
    4.负责向各教研室主任收取本系部学生考试、考核成绩原始报表及试卷,凡出现试卷和成绩登记表不一致,不按要求判分的要指出并要求改正。对无授课教师和教研室主任签字的原始成绩报表,教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表、对未注明原因的空白成绩项,教学秘书应要求教研室主任更正或补填。
    5.教学秘书只有在收到经教研室主任签字批准的《成绩变更通知书》后方能更改已上报成绩,并将通知书附在成绩总表后面。教学秘书不得受理教师个人更改已上报成绩的要求。
    6.学期末,负责汇总本系部学生各科成绩(包括公共课成绩表),按教务处有关规定如实登录本系部学生成绩总表将磁盘连同成绩变更通知书上报教务处。
    7.在开学后十天内,负责将《学生补考通知书》送达学生个人;负责与教务处协调安排课程补考时间;负责汇总学生补考成绩(含公共课程补考成绩),并将本系部学生补考成绩总表(包括公共课程补考成绩)在补考结束后十天内上报教务处。
    8.负责审核学生重修资格并将重修学生名单交给任课教师。
    9.负责毕业班学生成绩单的填写,分发工作。
    10.协助教务处做好省教育厅及国家教育部组织的各类统考统测工作,如英语应用能力考试、英语四、六级考试、计算机等级考试、普通话考试等的报名、收费、审核考生名单、落实监考人员、布置考场、证书发放等工作。
    (四)为学生学籍管理提供成绩依据
    1.在各教研室主任的协助下完成各科成绩统计工作。
    2.完成与学生升级、留降级有关的成绩审核统计工作,每年九月上旬将上学年学籍变动情况上报教务处。协助教务处审核、发放证书及各种申报项目的确认工作。
    3.为教务处审核毕业班学生毕业资格提供成绩表。
(五)教学档案管理工作
    1.建立教务分类档案。对上级主管部门下发的文件和布置的工作,本系教学运作过程中的各种教学活动,都应有详实的记录,并经过整理后妥善保存。坚持收、发文登记制度,避免遗失文件,造成工作失误。
    2、教学档案分类:
    (1)上级主管部门下发的各类教学文件;
    (2)教师基本情况:教师名册、进修、发表的学术论文、科研成果、职称评定等;
    (3)综合档案:每学期教师教学任务安排表、课表、教材征订登记表;期中教学检查材料;期末考试安排表,考试卷,单科成绩登记表、成绩汇总表;学生重修登记表;每届毕业论文、毕业设计报告、毕业论文答辩记录;每届毕业生资料审核表。学生试卷、毕业论文(设计)一般保存3年。已毕业学生档案送院档案室保存。
    (六)负责本系部教师有关教学文件、资料的收交,负责汇总本系部《学生出勤周报表》、《教师出勤月报表》,并按有关规定,将违纪情况及系部处理意见及时上报教务处。
    (七)负责报送本系部教师工作量送教务处审核。
    (八)积极与本系部学生辅导员联络、沟通,负责本系部学生学习、专业思想动态等信息的收集,并及时反馈给系领导。
    (九)认真做好值班记录。在授权范围内,及时处理系部职责范围内的突发事件,并向系领导汇报处理结果,对不能处理的事件及时反映给系领导或有关部门领导。
    (十)注意协调系与上级主管部门之间,系与系之间,教师与教师之间等各方面的工作,协助系领导搞好教学管理工作。完成教务处、系领导交办的其它工作。